Tahapan Membangun Extended Team dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Saat ini, bekerja bersama extended team dalam proyek IT seperti pengembangan software atau apps bagi suatu perusahaan telah menjadi hal yang lumrah. Tentunya, hal ini didasari oleh beberapa faktor seperti pertimbangan biaya yang perlu dikeluarkan, tingkat kompleksitas proyek yang cukup tinggi, hingga usaha peningkatan kualitas produk yang dapat diwujudkan dengan keberadaan anggota extended team yang biasanya memiliki kemampuan dan pengalaman lebih apabila dibandingkan dengan tim IT in-house perusahaan. Adapun, extended team sendiri dapat menjadi bagian dari tim IT perusahaan yang mengerjakan suatu proyek mulai dari nol, menambahkan fitur, atau sekedar membantu mempercepat proses pengerjaan. Keberadaannya yang serbaguna ini membuatnya makin disukai dan marak digunakan dalam proyek IT di berbagai perusahaan.

Namun, di balik berbagai manfaat yang dapat ditawarkannya, terdapat tantangan pula dalam mempekerjakan suatu extended team. Tantangan terbesar dapat berasal dari proses manajemen tim. Extended team berasal dari penyedia jasa layanan di luar perusahaan, sehingga anggotanya seringkali bekerja remote dan terpisah dari tim IT in-house perusahaan. Terkadang, tim ini juga dapat berasal dari luar negeri, tergantung dari mana basis kerja extended team tersebut. Hal ini berpotensi menyebabkan adanya perbedaan budaya kerja, bahkan mungkin terjadi language barrier atau culture shock apabila posisi extended team berada di luar negeri. Selain itu, proses integrasi tim juga dapat menjadi tantangan tersendiri, mengingat proses adaptasi setiap orang tidaklah sama. 

Tapi, tantangan tersebut tentu dapat diatasi. Memaksimalkan partisipasi tiap anggota tim baik dalam proses pengerjaan proyek atau kegiatan integrasi terpisah dapat menjadi solusinya. Namun, akan lebih baik apabila perusahaan dapat lebih siap dalam mengantisipasi tantangan tersebut. Ingat, bahwa dalam memilih extended team, Anda dapat terlibat langsung dalam proses pemilihan anggota tim Anda. Karena itu, terdapat beberapa tips yang dapat Anda terapkan sebelum membangun suatu extended team, antara lain:

1. Perencanaan

Jangan asal memilih anggota extended team yang akan bekerja bersama Anda nantinya. Pertama-tama, petakan terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan pada tim IT in-house perusahaan Anda. Pastikan sumber daya yang Anda perlukan untuk proyek IT Anda. Lalu, terlebih dulu lakukan riset mengenai perusahaan penyedia layanan yang akan menjadi partner perusahaan Anda. Hindari kesalahan dalam bekerja bersama extended team. Ingat bahwa extended team tidak hanya bicara soal biaya, melainkan juga value dari produk dan kemungkinan bahwa mereka akan bekerja dalam waktu lama bersama Anda, sehingga diperlukan kebijaksanaan lebih sebelum memilih penyedia layanan yang tepat. 

2. Pemilihan kandidat

Setelah memilih perusahaan penyedia layanan extended team, perekrutan anggota tim menjadi hal berikutnya yang perlu pertimbangan matang. Anda dapat memilih anggota tim dengan menilik pada kemampuan dan pengalaman mereka dalam keterlibatannya pada suatu proyek. Namun, jangan lupa pula untuk mempertimbangkan saran dari perusahaan penyedia layanan, karena mereka pasti tahu lebih baik mengenai hal-hal yang dapat dilakukan oleh anggota mereka sendiri baik dari segi teknis maupun non-teknis.

3. Onboarding staff

Setelah kandidat selesai dipilih, maka ia siap diintegrasikan dengan anggota tim in-house. Tahap inilah yang kerap kali menimbulkan tantangan tersendiri mengingat proses integrasi tidak selalu berjalan mulus karena adanya perbedaan kepribadian hingga budaya pada setiap orang. Karena itu, hal terpenting yang harus dilakukan adalah menumbuhkan rasa saling menghormati antar anggota tim. Selain itu, kejelasan proses berkomunikasi menjadi hal lain yang perlu diutamakan, mengingat komunikasi adalah kunci dalam proses integrasi antar anggota tim baik saat bekerja maupun tidak. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah memastikan tiap anggota ikut terlibat atau berpartisipasi dalam setiap kegiatan tim.

4. Maintenance sesuai permintaan

Dalam extended team, Anda dapat menambah atau mengatur jumlah anggota yang dibutuhkan dalam tim sesuai dengan kebutuhan tanpa mengganggu ritme pekerjaan Anda. Apabila anggota tim tidak bekerja sesuai dengan harapan Anda, maka penyedia layanan juga akan turut melakukan monitoring dan turut bertanggung jawab atas performa anggota tersebut. Saat masalahnya menjadi semakin pelik, Anda bisa langsung meminta penggantian anggota dan kontrak baru dari perusahaan penyedia layanan extended team.

Beberapa tips di atas dapat membantu Anda mengintegrasikan extended team dalam proyek Anda sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih baik. Ketika tim dapat terbentuk dan diintegrasikan dengan baik, maka Anda akan dapat merasakan beberapa manfaat lebih dari extended team, antara lain:

1. Manfaat dari segi waktu

Ketika proses integrasi berjalan baik, maka tidak akan butuh waktu lama bagi anggota extended team untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja baru dan orang-orang yang terlibat di dalamnya. Saat hal tersebut dapat diwujudkan, akan ada lebih banyak waktu yang dapat dimanfaatkan untuk memacu produktivitas di dalam anggota tim. Tentunya, pekerjaan akan jadi lebih cepat dan efisien pula, yang berarti waktu untuk perilisan produk dapat menjadi lebih cepat. 

2. Manfaat dari segi finansial

Bukan hal yang aneh apabila merekrut extended team dianggap lebih murah dibandingkan dengan membangun satu tim IT in-house secara utuh. Perusahaan cukup membayar sesuai dengan harga yang disepakati di kontrak awal dan sisanya akan diurus oleh perusahaan penyedia layanan extended team. Selain itu, karena anggota extended team bekerja secara remote, Anda juga jadi tidak perlu terlalu memikirkan mengenai peralatan atau tempat untuk bekerja bagi anggota baru. Hal ini tentunya akan lebih efisien dari segi biaya dan juga tidak menambah beban finansial perusahaan, sehingga Anda cukup fokus pada proses integrasi untuk memaksimalkan potensi anggota extended team untuk proyek Anda.

3. Manfaat dari segi kualitas produk

Pembangunan tim yang baik tentu akan sangat berdampak pada kualitas produk pada proyek IT Anda. Umumnya, anggota extended team memiliki kemampuan dan pengalaman lebih dibandingkan dengan anggota tim IT in-house. Karena itulah, kualitas produk dapat meningkat. Namun, hal ini berlaku dengan catatan bahwa Anda dapat membuat anggota extended team Anda merasa terlibat dan bertanggungjawab atas proyek ini. Karena itulah, proses integrasi sangat penting untuk memungkinkan hal tersebut terjadi. Selain itu, peningkatan kualitas juga tidak hanya dapat terjadi pada produk, melainkan pula pada skillset anggota tim in-house yang telah berkolaborasi dan bertukar insight dengan anggota extended team yang telah Anda rekrut.

Kesimpulan

Extended team semakin marak digunakan, namun untuk mencapai hasil yang maksimal tentunya diperlukan tahapan yang tepat untuk membangun tim yang kuat. Beberapa tahapan tersebut antara lain dimulai dari perencanaan, sebelum masuk pada tahap pemilihan kandidat, onboarding staff, dan maintenance hasil kerja sesuai dengan kebutuhan Anda. Tentunya, dibutuhkan proses integrasi yang baik untuk dapat memaksimalkan potensi dari anggota extended team. Proses integrasi yang baik akan menumbuhkan hasil yang baik pula, baik dari segi waktu, finansial, hingga kualitas.

Ingin tahu lebih banyak tentang info menarik seputar dunia IT lainnya? Kunjungi roketin.com