Penerapan Metode Kanban Dalam Manajemen Proyek

Dalam menjalankan proyek, kita selalu perlu manajemen tugas yang baik. Manajemen yang baik akan membuat daftar pekerjaan atau tugas di dalam tim dapat kita selesaikan sesuai dengan target. Salah satu metode yang cukup efektif di dalam menjalankan manajemen proyek adalah metode Kanban. Berawal dari industri manufaktur, Kanban merupakan metode manajemen alur kerja yang membantu kita untuk mendefinisikan, mengelola, dan meningkatkan kinerja tim dalam bekerja. Dengan mengimplementasikan metode ini, kita bisa memvisualisasikan pekerjaan kita, memaksimalkan efisiensi kerja, dan meningkatkan kinerja secara terus menerus. Kali ini, kita akan mengenal lebih dalam apa itu Kanban dan bagaimana pengaruhnya untuk pekerjaan kita.

Apa Itu Kanban?

Kanban berasal dari bahasa Jepang yang dapat kita artikan sebagai kartu visual atau papan tanda. Metode ini sebenarnya sudah mulai muncul sekitar tahun 1940-1950-an. Perusahaan otomotif terkemuka Toyota menggunakan prinsip utama metode ini untuk pertama kalinya sebagai sistem penjadwalan kerja di dalam pabrik mereka, yaitu Toyota Production System (TPS). Pada waktu itu istilah Kanban belum muncul, hanya saja prinsip-prinsip implementasinya sudah mulai Toyota lakukan. Baru pada tahun 2005, David J. Anderson merumuskan Kanban sebaggai sebuah metode dalam rangka membantu sistem manajemen proyek atau pekerjaan. Beliau mengadopsi konsep-konsep manajemen proyek dari W. Edwards Deming, Eliyahu M. Goldratt, Peter Drucker, Taiichi Ohno.

unsplash.com

Prinsip-Prinsip Kanban.

Pertama, Mulailah Dengan Apa Yang Kita Lakukan Sekarang.

Kanban memberikan kita fleksibilitas dalam memakai metode pada alur kerja, sistem, dan proses tanpa saling mengganggu satu sama lain. Metode ini menuntut kita untuk fokus pada masalah yang sedang kita hadapi. Kita bisa menuliskan langkah penanganan, penilaian, dan merencanakan pekerjaan-pekerjaan akan kita selesaikan.

Kedua, Berkomitmen Untuk Fokus Mengejar Perubahan Yang Progresif.

Perubahan di sini sifatnya tidak perlu terlalu banyak. Perubahan-perubahan kecil saja sudah cukup selama sifatnya progresif, mengalami kemajuan dari waktu ke waktu. Perubahan yang kecil juga biasanya bersifat lebih pasti dan realistis untuk dilakukan. Berbeda dengan perubahan besar yang bisa saja memiliki risiko tinggi.

Ketiga, Mendorong Implementasi “Leadership” Saat Bekerja.

Sifat kepemimpinan perlu muncul pada setiap orang dalam menjalankan metode Kanban. Keputusan dan tindakan yang kita pilih bisa menjadi lebih bijak jika kita bersikap seperti pemimpin. Sebagai pemimpin, kita juga harus senantiasa peka terhadap kekurangan yang ada dan terus melakukan perbaikan secara konsisten dari waktu ke waktu. Harapannya semua anggota tim memiliki sifat kepemimpinan dan bisa mengembangkan produktivitas perusahaan secara optimal.

Keempat, Fokus Pada Kebutuhan Dan Keinginan Pelanggan.

Di dalam manajemen bisnis, Kanban dapat kita gunakan sebagai metode untuk mengembangkan pelayanan kita kepada pelanggan. Kita perlu memahami kebutuhan pelanggan produk bisnis kita secara mendalam. Kita bisa memberikan nilai tambah kepada produk atau layanan kita juga untuk mewujudkan keinginan pelanggan. Kualitas yang kita berikan kepada pelanggan harus berangkat dari kebutuhan dan kenyamanan mereka.

Kelima, Fokus Pada Manajemen Kerja.

Kanban bisa membantu kita dalam mengatur beban kerja kita dan anggota tim lainnya sesuai dengan kebutuhan. Kita bisa memberdayakan kapabilitas kinerja setiap anggota tim dengan lebih optimal melalui metode ini. Masing-masing anggota tim pun bisa fokus pada pekerjaan yang menjadi ranah mereka sesuai dengan pembagian kerja di Kanban.

Keenam, Tinjau Perkembangan Kerja Tim Secara Teratur.

Sekali kita menyusun daftar pekerjaan yang perlu kita kejar pada Kanban, maka kita perlu memantau kemajuannya secara teratur. KIta juga perlu mengevaluasi pekerjaan yang telah atau sedang kita lakukan secara rutin. Hasil evaluasi akan menjadi dasar kita untuk melakukan tindakan-tindakan berikutnya, serta mengidentifikasi inovasi atau solusi apa yang perlu kita segera laksanakan.

freepik.com

Penerapan Metode Kanban.

Di saat akan melakukan metode Kanban, kita harus teliti dan hati-hati dalam mengeksekusinya secara praktis. Setidaknya empat hal ini perlu benar-benar kita perhatikan dalam melaksanakan metode ini. Metode ini tidak bisa untuk langsung benar-benar kita terapkan secara tepat. Kita memerlukan proses pengembangan yang progresif dari waktu ke waktunya. Pelan tapi pasti, tim kita pasti bisa menjalankan metode Kanban dengan benar-benar optimal jika memang bersungguh-sungguh.

Pertama, Visualisasikan Alur Kerja.

Kita bisa melakukan ini pada aplikasi-aplikasi berbasis Kanban, seperti Trello atau Asana misalnya. Kita bisa memvisualisaikan proses kerja tim kita dengan penggunaan objek-objek berbentuk papan, kartu, dan kolom. Di mana setiap kolom menggambarkan satu langkah di dalam alur kerja tim kita. Lalu setiap kartu Kanban menjelaskan tugas atau pekerjaan yang kita lakukan. Sementara papan Kanban bisa kita gunakan untuk menjelaskan situasi dan kondisi terkini dari alur kerja yang sedang kita jalankan.

Setiap anggota perlu betul-betul memahami bagaimana pemindahan kartu-kartu Kanban dapat dilakukan. Pemindahan kartu kita lakukan berdasarkan perkembangan tugas tersebut. Misalnya kita bisa memindahkan kartu pada kolom yang sedang dikerjakan ke kolom sudah selesai dikerjakan jika memang tugas pada kartu tersebut sudah kita selesaikan. Setiap anggota tim dapat memindahkan posisi kartu Kanban sesuai dengan perkembangan tugas mereka.

Pemindahan kartu dari kolom ke kolom ini akan membantu kita dalam memantau kinerja tim. Kita bisa  melihat apakah ada tugas-tugas yang sedang terhambat, atau semua tugas sedang dalam keadaan lancar dan akan selesai sesuai target. Analisis dan evaluasi kerja pun juga dapat kita lakukan berdasarkan letak-letak kartu, kolom, dan papan Kanban tim kita.

Kedua, Batasi Jumlah Pekerjaan Yang Sedang Berlangsung.

Salah satu fungsi utama penggunaan metode Kanban adalah untuk kita mengatur jumlah pekerjaan yang sedang kita kerjakan. Jika terlalu banyak pekerjaan yang sedang kita lakukan, maka Kanban tidak berjalan dengan baik. Kita tidak bisa menentukan prioritas pekerjaan dan akan mengerjakan banyak tugas sekaligus. Hasilnya adalah kinerja tim yang tidak produktif dan inkonsisten. Kita bisa membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung dengan tentunya menyelesaikan tugas tepat waktu. Selain itu kita bisa menentukan prioritas dan secara berkala memindahkan daftar tugas pada kolom Kanban sesuai perkembangan masing-masing tugas.

Ketiga, Tata Kelola Alur Kerja.

Mengelola alur kerja bukanlah semata-mata mengatur orang-orang yang mengerjakannya. Yang lebih mendasar adalah mengatur alur pergerakan kartu Kanban dari satu kolom ke kolom lainnya. Jika perpindahan kartu berjalan sesuai target dan memiliki kecepatan kerja yang cukup konsisten, maka Kanban berhasil. Kita bisa memprediksi berapa lama tugas yang terdapat pada kartu Kanban dengan tepat. Dengan demikian, kita bisa lebih baik dalam mengestimasi pengerjaan tugas-tugas di dalam tim. Alur kerja yang baik akan menghasilkan sistem kerja yang sehat bagi seluruh anggota tim.

Keempat, Aktif Melakukan Kolaborasi Dan Eksperimen.

Salah satu cara terbaik untuk terus melakukan perubahan yang progresif adalah dengan meningkatkan kolaborasi antar anggota tim. Setiap anggota tim dapat saling mengisi satu sama lain,  baik dalam aspek saling membantu, saling memberi saran, hingga saling memberikan kritik yang membangun. Kolaborasi akan selalu menghasilkan sesuatu yang segar dan sehat untuk perkembangan tim. Selain itu, kita juga bisa secara berkala melakukan eksperimen pada penggunaan kartu, kolom, dan papan Kanban tim kita. Tentunya eksperimen yang kita lakukan harus memiliki alasan yang jelas dan mengarah kepada solusi atas masalah-masalah yang sedang tim hadapi.

freepik.com

Kesimpulan

Saat menjalankan proyek, metode Kanban akan sangat bermanfaat untuk kita terapkan. Metode ini dapat kita implementasikan untuk menunjang manajemen tugas di dalam tim selama proyek berjalan. Kita juga bisa menggunakan aplikasi-aplikasi yang memang berbasis Kanban untuk mendukung berjalannya proyek, seperti Trello, Asana, Kanbanize, Taskworld, dan lain sebagainya. Kanban juga cocok digunakan dalam proyek pengembangan software-software yang menggunakan metode agile. Semoga informasi tentang Kanban ini dapat menambah wawasan kita semua tentang metode manajemen proyek yang baik dan tepat. Astronaut semua juga bisa mendapatkan beragam informasi menarik lainnya dengan langsung mengunjungi @roketinapp.